【社会保険】従業員・役員の加入条件と手続き方法

勤務形態によって社会保険に加入できる人と、できない人がいるのはご存知でしょうか？
加入条件を満たされているにもかかわらず加入していない場合は、調査でさかのぼって社会保険加入を命じられて、社会保険料の追徴を受けてしまうケースもありますので、しっかり要件を知りたいところですね。

まず、加入する事業所の申請の手続きは終わっていますか？
事業所の加入条件と手続き方法もまとめているので、確認してみてください。

事業所の加入条件と手続き方法（記入例リンクあり）

１．健康保険法とは

『健康保険』は、
被保険者や被扶養者等の業務中の病気やケガ以外の疾病・負傷・死亡又は出産について保険給付を行い、国民の生活の安定と福祉の向上に寄与することを目的としています。
※業務中の病気やケガの保険給付は労災保険です。

２．従業員・役員の加入条件

①加入基準の基礎知識
ア）就労の実態で判断：「正社員」「パートタイマー」といった呼称ではなく、労働時間、雇用形態を主とする就労の実態で判断します。
イ）国籍要件は無いため、外国人でも①の実態で判断します。
ウ）適用事業所に使用されても被保険者になれない人のことを適用除外といい、以下の表の※１に該当する場合は、船員保険・国民健康保険など他の医療保険に加入することになります。

②社会保険の適用が除外される人

※２　「ただし」で適用する人は、「法第３条第２項の規定による被保険者」となります

③加入基準
ア）１日または１週間の所定労働時間が、その事業所で同じ種類の業種に従事する一般従業員の所定労働時間のおおむね４分の３以上の人
イ）１か月の所定労働日数が、その事業所で同種の業務に従事する一般従業員の所定労働日数のおおむね４分の３以上の人

※１　所定労働時間とは、会社で定めた労働時間
例：９時～１７時　休憩１時間　→　７時間
※　試用期間中の加入
試用期間を設けていても、試用期間終了後ではなく入社日から加入します。

④年齢による社会保険適用の区分
被保険者になれる期間は、年齢と各制度によって異なります。
※介護保険：第２号と第１号と２種類に区分されています。

３．手続き方法

４．資格取得手続きを怠ったらどうなる？

冒頭でもお話ししました、「加入条件を満たされているにもかかわらず加入していない場合は、調査でさかのぼって社会保険加入を命じられて、社会保険料の追徴を受けてしまうケースがあります」について、具体的にどういうことか、ご説明しますね。

資格取得届の提出が必要な方について、届出が提出されていないことが後の年金事務所の調査で分かった場合、「資格取得届を提出」しなくてはならないとともに、「事実が発生したとき（資格取得日に該当する日）にさかのぼって保険料を支払う」ことになります。

過去分を全てまとめて精算するのは、会社にとっても本人にとっても、かなりの負担となることは間違いありませんので、注意したいところです。

５．まとめ

新しく従業員を雇い入れた、役員報酬額が決まり支給が始まる、などの場合、一定の基準を満たしている場合は社会保険に加入する必要があります。
正社員、パートの枠にとらわれずに、要件をしっかり確認することが必要です。
手続きが遅れますと健康保険証が届くのも遅くなりますので、早めの情報収集、早めの手続きを行いましょう。

SNSでトラブルが起こってしまったら！企業側の対応は？

前回ご紹介したような、ガイドラインの策定や社員研修という予防策を行っていても、どうしても起こってしまうのがSNSトラブルです。
そこで、今回は起こってしまったSNSトラブル（炎上、誤った情報の拡散、従業員の不適切な投稿）への対処についてご紹介します。

前回の記事はこちら
「SNSトラブルを防ぐ、ルール作りとチェック体制」

1.トラブルが発生したら迅速な対応を

日頃よりチェック体制を整えていた場合は、自社の評判や商品についての投稿がされていることの確認に併せて、自社の従業員が不適切な投稿をしていないか、情報漏えいをしていないかもチェックすることができます。

トラブルが発覚する他のケースとしては、①SNSを閲覧していた第三者からの通報、②他従業員からの報告という2つが挙げられますが、どちらも投稿されていたSNSサービスの名称、日時、詳細な投稿内容をヒアリングし、情報の精査を行うことがポイントです。

トラブルが発生したら、誤った情報の拡散を防ぐために、なるべく早く対応しましょう。
後回しにしたり対応が遅くなると、企業全体のイメージダウンにつながり、信用を失うなど影響が大きくなってしまいます。また、炎上の規模によりますが、削除のみ行い何も公表しないなどという対処方法も適切ではありません。

後述しますが、迅速に事実関係を確認し、経緯や対処方法、今後の防止策等を詳細に発表することで、世間に対する企業イメージの回復も早めていくことができるのです。

2.まずは社内での調査で関係者・投稿者を特定

速やかに、SNS内で問題となっている箇所の内容を具体的に確認し、URL等を特定させておきます。また、現時点でどの程度まで情報が拡散され広まっているのかも確認しましょう。

そして、投稿者をできる限り特定していきます。例えば新商品の情報漏えいの場合、プロジェクトチームの確認や、SNSに投稿されている他の内容などで従業員を特定していくことになります。

その際に、業務で使用していたパソコンや携帯電話、ロッカーや机等を調査することも考えられますが、この場合は、プライバシーの観点から本人の同意を得た上で調査するなど、配慮も必要となるでしょう。

また、関係すると思われる従業員、投稿したとされる従業員本人へのヒアリングも行うべきですが、こちらも強制的ではなく同意を得て実施するのが望ましいとされます。

いつどこで、なぜこのような投稿を行ったのか、など状況を具体的に説明してもらい、場合によっては録音や議事録を取るなど記録として残し、さらにヒアリングに参加した従業員の署名や捺印等も行うことが重要です。

3.社内での特定ができない場合は発信者情報開示請求を

社内での調査で投稿した従業員が特定できない場合、プロバイダ責任制限法第4条1項（特定電気通信役務提供者の損害賠償責任の制限及び発信者情報の開示に関する法律）に基づき、SNS管理者やプロバイダへ発信者情報開示請求を行い、発信者のIPアドレスやタイムスタンプ（その投稿がネット上に記録された日時を証明しているもの）を開示してもらうこととなります。

SNS管理者へは、該当する投稿内容のIPアドレスを開示するよう請求し、その内容からプロバイダを特定します。そして該当するプロバイダへ、投稿した本人の氏名や住所等を開示するよう請求するという流れになります。

開示請求に管理者やプロバイダが対応しない場合は、裁判での訴訟等に移ることになります。

4.投稿記事の削除要請はどうやって行うの？

投稿者が特定できたら速やかに行いたいのが、当該記事の削除です。
投稿者本人で削除ができる場合は、管理画面や編集画面からの削除を要請します。
投稿者本人が特定できなかった場合や投稿者本人からの削除ができない場合は、SNS管理者に削除要請を行いますが、下記①②のような方法が挙げられます。

他にも裁判所へ削除の訴訟等を行う方法がありますが、下記方法と比較して時間と費用を要するため、最終の手段であると心得ておきましょう。

①管理者が定めた取り決めに則って削除申請を行う方法
SNSサービスのヘルプページやポリシーを表記したページ等に、削除の申請の仕方が記載されていれば、そこから削除申請を行います。
削除依頼をする理由を適切に入力すれば、速やかに対応する場合もあるので、管理部門・労務部門の研修時などに、あらかじめ該当するWEBページを確認しておくのも良いでしょう。

②記事削除の取り決め等が明示されていない場合は、プロバイダ責任制限法に基づいて、SNS管理者へ削除要請をする方法
プロバイダ責任制限法には先述の通り、情報削除の規定を定めています。
申請方法は、ただ単に投稿者の氏名や日時、投稿記事の内容を記載して削除を申請するのではなく、その投稿により被った損害、権利侵害の理由等も併せて記載し、内容証明で送付します。

5.まとめ

今回は、トラブル発覚後すぐに対応するべき点について重点的にご説明しました。繰り返しになりますが、誤った情報の拡散を防ぐためにも、迅速に対応することが重要です。

次回は、SNSトラブルが拡散され削除した後の公式発表や当該従業員への対応などをご説明します。

【社会保険】事業所の加入条件と手続き方法

事業所の健康保険・厚生年金保険の登録はお済みですか？
「よし、役員も従業員も社会保険に入ってすぐ保険証発行してもらおう！」と思っていても、事業所の社会保険加入手続きから行わないと、個人の社会保険加入手続きはできません。
この記事では、協会けんぽの事業所の加入のことをまとめていますので、ぜひ、参考にしてみてくださいね。

１．事業所の加入条件

社会保険に加入出来る事業所のことを、『適用事業所』といいます。
適用事業所には『強制適用事業所』と『任意適用事業所』があります。
これらはどのような違いがあるのでしょうか？

①強制適用事業所

事業主や従業員の意思にかかわらず、必ず社会保険に加入しなければいけない事業所を強制適用事業所といいます。以下のいずれかの場合は、強制適用事業所になります。

ア）常時１名以上の従業員を使用する法人の事業所
　※報酬を受けている役員が1人でもいれば、その法人は強制適用事業所となります。
　※外国人経営であっても、法人の事業所は強制適用事業所となります。

イ）常時５人以上の従業員を使用する適用業種の個人事業所
　※適用後に５人未満になっても、一時的なものであれば、引き続き強制適用事業所となります。
　※強制適用事業所として申請後、事業内容の変更や従業員が減ったとしても、喪失とはならず継続となります。
　※適用業種か非適用業種かは後述の図を参照。

②任意適用事業所

強制適用とならない事業所のうち、社会保険の適用を受けたい場合に、申請により社会保険の適用を受けることができる事業所のことを任意適用事業所と言います。
任に適用事業所となるためには、被保険者となるべき者の２分の１以上の同意が必要です。
※もし上記同意を得ても、事業主は、任意適用に認可申請を必ずする必要はありません。
※強制適用から除外されていても、任意加入を認めることにより健康保険の適用を可能にするものです。

＜適用業種とは＞
下記、非適用業種以外の事業

＜非適用業種とは＞
農林水産畜産業、飲食店、理容、ホテル・旅館、料理店、映画館、その他娯楽、士業、宗教業

③適用の単位は？

加入に関して、会社単位ではなく事業所単位となります。
営業所が複数ある場合は、それぞれの営業所ごとに社会保険が適用されます。

しかし！！指揮監督や報酬の支払いなどが本社で行われていて、事業所としての独立性が認められない場合などは、それぞれの営業所ごとに適用されるのではなく、本社のみでかまいません。
本社の社会保険に加入することになります。

２．手続き方法

３．社会保険料控除と納付（例４月１日新規適用日とする）

①被保険者からの控除

通常は、資格取得日の翌月に支払う給与から社会保険料の控除を開始します。
（４月分の社会保険料を５月に支払う給料より控除）
控除する保険料額は、標準報酬月額決定通知書の記載を基に保険料額表で確認します。

②事業主の納付

新規適用日の翌月末日（４月分を５月末）が第１回納付日です。
事業主は、被保険者から徴収した社会保険料に事業主負担分を合わせて納付します。
『納付書（領収済通知書）』３枚複写の納付書が届きます。
※口座振替申請書を提出しても、申請が完了するまでは、納付書での納付となります。

４．まとめ

事業を始めて忙しいのに！と、思ったことでしょう。社会保険の強制適用に当てはまる場合は、必ず加入しなければなりません。
事業を始めても、「まだ従業員雇っていない」「役員報酬もこれからの業績で決めるからまだ」という場合はすぐに加入しなくてもいいので、しっかり要件を確認して、加入手続きを行いましょう。

【不動産】マンション管理における会計・税務

マンションを住みやすい環境に維持管理するためには、やはりいろんなお金がかかりますよね。
区分所有であるマンションにおいては、区分所有者たちがお金を出し合うことで、この維持管理を行っていますが、その会計管理を正確に行うことが求められます。

１　マンション管理における会計

(1)管理者の会計報告義務

マンションで複数の入居者が共同して生活するためには、玄関や廊下の清掃、エレベーターの保守点検、管理費用や修繕費用の出納といった日常的な行為から、マンションの外壁補修といった中長期的な補修まで、さまざまな管理行為が必要となります。

そして、区分所有者らは、その持分に応じて共用部分の管理費用を負担しなければなりませんが、補修が発生する度に区分所有者らから必要な資金を集金していては非常に手間がかかり不便ですし、大規模修繕のお金を突然請求されても、通常は払えません。

よって事前に区分所有者らから「共用部分の負担」として、マンションの管理費用に充当するためのお金を徴収することが必要となります。

上記事情により、区分所有者らから徴収した金銭を管理組合が預かりますが、その際管理者には、管理組合の集会において、毎年１回一定の時期に、会計に関して報告をすることが求められます。

(2)適正化法が定める管理組合財産の分別管理

多くのマンションでは、管理組合の業務はマンション管理業者に外部委託されています。そして、マンション管理業者を規制する法律として、平成１２年に適正化法（マンションの管理の適正化の推進に関する法律）が公布されました。

この法律では、「マンション管理業者は管理組合から委託を受けて管理する修繕積立金その他国交省令で定める財産については、整然と他の管理組合の財産と分別して管理しなければならない」と規定されています。

これを受けて、適正化法規則８７条２項１号は、マンションの管理業者に以下のうちいずれかの方法で、当該管理組合の金銭を、自己の固有財産及び管理組合の財産と分別して管理することを求めています。

①マンションの区分所有者などから徴収された修繕積立金・管理費用を収納口座に預入し、毎月、その月分として徴収された修繕積立金・管理費用から当該月中の管理事務に要した費用を控除した残額を、翌月末日までに収納口座から保管口座に移し替え、当該保管口座において預貯金として管理する方法

②マンションの区分所有者等から徴収された修繕積立金を保管口座に預入し、当該保管口座において預貯金として管理するとともに、マンションの区分所有者等から徴収された管理費用を収納口座に預入し、毎月、その月分として徴収された管理費用から当該月中の管理事務に要した費用を控除した残額を、翌月末日までに収納口座から保管口座に移し替え、当該保管口座において預貯金として管理する方法

③マンションの区分所有者等から徴収された修繕積立金・管理費用を収納・保管口座に預入し、当該収納・保管口座において預貯金として管理する方法

(3)管理組合の会計の基準

管理組合の会計については、統一的な会計基準として成文化されたものが存在しないため、その基準をどこに置くべきかが問題となります。

ここで、管理組合は、営利を目的とする団体ではないため、企業会計の基準をそのまま適用することはできません。一方で、管理組合においても、利害関係者の意思決定に有用な情報を提供するという財務報告の目的は企業と変わりません。

従って、管理組合会計においては、企業会計と共通する一般原則に加えて、管理組合会計に特有の原則によるべきと考えられます。

Ａ企業会計と共通する一般原則

企業会計と共通する一般原則としては、企業会計原則の「第一　一般原則」の７つの原則のうち、以下の５つの原則を管理組合の会計に準用すべきと考えられています。

Ｂ管理組合会計に特有の原則

公益財団法人マンション管理センターは、管理組合の特性から導き出される特有の会計原則として、以下の２つの原則を挙げており、それぞれ標準管理規約の中に同じ趣旨の定めが含まれています。

(4)管理組合が作成する会計書類

管理組合は、会計帳簿に基づき、収支及び財産の状況を正確に反映した怪異系書類を作成する必要があります。
管理組合が作成する会計書類としては、収支予算書、収支決算書及び賃借対象表が挙げられ、管理組合法人の場合には、これらに、財産目録が加わることとなります。

２　マンション管理における税務

マンションの管理組合について特別に定めた税制はないため、一般的な税制をマンションの管理組合に当てはめて解釈し、適用することになります。
ここで、管理組合の形態としては、主に①人格のない社団等である管理組合と②管理組合法人に分けられます。

(1)法人税
①　人格のない社団等の場合
法人税法上、「人格のない社団等は、法人とみなして、この法律の規定を適用する」とされます。そして、公益法人等と同様に、各事業年度の所得のうち収益事業から生じた所得についてのみ、法人税が課されます。

なお、「人格のない社団等」である管理組合が収益事業に対して課税される場合の税率については、公益法人の軽減税率は適用されず、一般の会社などの普通法人と同様です。

②　管理組合法人の場合
管理組合法人については、「人格のない社団等」に該当する管理組合より不利になることを避けるため、区分所有法の規定により、法人税法及びその他法人税に関する法令の規定の適用については公益法人等とみなすとされ、収益事業から生じた所得についてのみ法人税が課されます。

(2)住民税
「人格のない社団等」である管理組合と管理組合法人については、収益事業を行っているか否かに関わらずまず均等割りの税が課され、さらに、収益事業を行っている場合には、収益事業に係る法人税割の税が課されます。

(3)事業税・事業所税
収益事業を行う場合についてのみ課税されます。

(4)消費税
消費税は、国内において事業者が行った資産の譲渡等に対して課されます。
マンション管理組合は、その居住者である区分所有者を構成員とする組合であり、その組合員との間で行う取引は営業に該当しません。よって、マンション管理組合が一般的に収受するお金に対する消費税の課税関係は次の通りとなります。

① 駐車場の貸付・・・組合員である区分所有者に対する貸し付けに係るものは非課税となりますが、組合員以外の者に対する貸し付けに係るものは消費税の課税対象となります。

② 管理費等の収受・・・非課税となります。

知っていれば役に立つ！経費のこと２

様々な場所で耳にする「経費」という言葉。
仕事に関係することに使ったお金なら、何でも、全額、「経費」になるなんて思っていませんか？

前回の記事はこちらから
「知っていれば役に立つ！経費のこと」

1.ひとりカフェは「経費」になる？

仕事中、資料の準備や、プレゼン作りなどで、ひとりで喫茶店やカフェなどに行くことがあると思います。その場合、お店で頼んだ飲み物代は「経費」になるのでしょうか。

「ひとりで行ったのだから、ならないでしょ！」と思う方は多いと思いますが、実はこれ、「会議費」として「経費」にできるのです。「会議費」と聞くと、ひとりでは成立しないのではないかと思いがちですが、そんなことはなく、きちんと仕事をする目的だったのであれば、「会議費」とすることができます。

ただし、領収書やレシートだけでは仕事をしていたという証明にならないため、もらった領収書等の裏に、自分の名前と喫茶店等で何をしていたのかをメモしておくことが必要になります。

もしこれが、資料の準備やプレゼン作りではなく、ただ単に休憩をしていただけだとすると、どうでしょうか？
実はこれも「福利厚生費」として「経費」にすることができます。
ただし、条件として、従業員全員が精算できなければなりません。そうでないと、「給与所得」として、従業員が所得税を課税されてしまいますので、気を付けましょう。

2.「福利厚生費」と「会議費」

ひとりでカフェや喫茶店に行ったときの飲み物代が「経費」になるのなら、ご飯を食べながら仕事をしたときのご飯代も「経費」になるのでしょうか？

ご飯を食べているといっても、同時に仕事もしているのだから「経費」でしょ！と思いたいところですが、ご飯は仕事をする・しないに関わらず食べるものなので、「経費」にすることはできません。

しかし、「食事代の半分以上を従業員が負担している」「会社が負担した金額が月額3,500円以下である」この2つの条件を満たしていれば、「福利厚生費」として食事代を「経費」にすることができます。

もしこれがひとりではなく、複数人での打合せであれば、「会議費」として「経費」にすることができます。
ただし、1．でお話ししたように、領収書やレシートの裏に名前と何をしていたのか、これらに加えて、人数も記載しなければなりません。

3.「会議費」にできるといいことがある？

1、2では、主にひとりでどこかへ行った時の「経費」についてお話しましたが、ここでは「接待交際費」と「会議費」についてお話したいと思います。

まず、「接待交際費」というのは、法人税法上の「交際費等」にあたります。交際費等とは、「交際費、接待費、機密費その他の費用で、法人が、その得意先、仕入先、その他事業に関係のある者等に関する接待、供応、慰安、贈答その他これらに類する行為のために支出する費用」のことです。

仕事をしていくうえで、「新商品の売り込み」や「親交を深める」ために、取引先の人と会食をすることがあると思います。
その際にかかる費用は「会議費」と「接待交際費」どちらに分類されるのでしょうか？
「経費」にできるのなら、どちらになっても同じじゃないの？と思うかもしれませんが、実はこれ、「法人」にとってとても重要なことなのです。

何が重要なのか・・・それは、「接待交際費」だと年間800万円までしか損金計上できないからです。（資本金１億円以下の会社に限る。）
つまり、接待交際費は年間800万円を超えてしまうと、法人のお金だけが減り、節税効果を得ることができません。
利益は「売上」―「経費」であり、「税金」は、この利益に対して課税されるため、「経費」になった方が、課税される「税金」の額も小さくなります。

これを踏まえると、一定額を超えると「経費」にできない「接待交際費」ではなく、金額に関係なく「経費」にすることができる「会議費」としたいですよね。

「会議費」とするためには、会食の目的が会議をするためなのかをきちんと判断し、会食の費用が高額な場合は、議事録等を作成し、会議をしていたという証拠を残すようにしましょう。

4.まとめ

今回は、「経費」にできるもの、できないものについてお話をしました。
ひとりでカフェや喫茶店に行った時の食事代が「経費」にできたり、ひとりで食べたご飯代は「経費」にならなかったり、仕事に関係するものすべてが「経費」になるわけではないこと、仕事をせず、休憩していたときにかかった費用も「経費」にできる場合があること、「経費」には様々な種類があることが分かっていただけたと思います。
ぜひこの記事を参考に、今後の仕事に活かしていただければと思います。

マイナンバーの物理的・技術的な安全管理の措置

平成２８年1月から社会保障、税、災害対策の３分野で行政機関などに提出する書類にマイナンバーの記載が必要となり本格始動したマイナンバー制度。事業者も税と社会保険の手続きでマイナンバーを利用するなど対応を求められるようになりました。

そんな中、多くの方が懸念しているのは「個人情報の漏えい」です。マイナンバーを取り扱う側である事業者にとって、仮にマイナンバーの情報を漏えい・紛失してしまった場合は社会的信用を失うことにも繋がりかねず、安全管理対策を徹底し外部への漏えい、紛失を絶対防ぐことは、マイナンバーの運用が定着した昨今において急務であると言えます。

安全管理対策として、①組織的安全管理措置、②人的安全管理措置、③物理的安全管理措置、④技術的安全管理措置の４つの措置が求められ、前者２つがソフト面、後者２つはハード面の対応と言えます。
今回は、事業者がマイナンバーの安全管理に関して行うべきハード面の対応について検討してみましょう。

１．取扱区域を管理する

事業者がマイナンバーや特定個人情報を安全に管理するため、講じるべき物理的な対策として、まず情報漏えいなどを防止するために、マイナンバーや特定個人情報を含むファイルと扱う情報システム、機器などを管理する領域（管理区域）及び担当者が事務を行う領域（取扱区域）を明確にし、出来るだけ隔離するなど、物理的な安全管理措置を講じなければなりません。

管理区域として、一定の区域を区分できる場合には、ICカードなどにより、入退室を徹底管理し、持ち込む機器などを制限することも肝要です。

また、取扱区域は間仕切りを設けたり、座席配置を工夫したりするなど、担当者以外からできる限り遠ざけるなどの措置を講じてください。

２．機器や電子媒体の管理

事業者は、マイナンバーや特定個人情報を取り扱う機器や電子媒体・書類などを施錠可能なキャビネットに保管し、マイナンバーや特定個人情報を取り扱うパソコンをセキュリティワイヤーで固定するなど、盗難や紛失を防止するための措置を実施する必要があります。

また、マイナンバーや特定個人情報を記載した電子媒体・書類などを持ち出す場合には、マイナンバーが容易に判明できない工夫をしたり、追跡可能な移送手段を利用したりするなど、情報漏えいを防止するための安全な方策を講じなければなりません。

具体的には、電子媒体であればデータの暗号化やパスワードによる保護、施錠できる搬送容器の使用など。書類であれば厳封や、目隠しシールを貼付するなどが考えられます。輸送する場合は、簡易書留などの追跡可能な方法を選択しましょう。

なお、持ち出しは、管理区域や取扱区域からの外への移動を指しますので、たとえ社内であっても同様に留意してください。

３．マイナンバーの削除

事業者は、マイナンバーや特定個人情報に関する事務を行う必要がなくなった場合で、法令に定められた保存期間を経過したときは、マイナンバーをできるだけ速やかに復元できない方法で廃棄または削除しなければなりません。

その際には、廃棄または削除した旨の記録を保存しておくことも重要です。
外部に委託した場合には、委託先が確実に廃棄または削除したことを証明書などで確認する必要があります。

書類などを廃棄する場合には、焼却または溶解などの復元不可能な方法を採用します。
復元不可能な状態に裁断することが可能であれば、シュレッダーで裁断する方法でも構いません。

また、書類に記載されたマイナンバーのみを削除するような場合には、その部分を復元できない程度にマスキングするか、切り取る必要があります。
マイナンバーや特定個人情報が記録されたパソコンやCD-ROMなどの機器や電子媒体等であれば、専用のソフトウェアで削除したり、専門業者に依頼して物理的に破壊したりする方法を採用して下さい。

マイナンバーや特定個人情報を取り扱う情報システムを利用する場合には、保存期間経過後にマイナンバーの削除を前提とした情報システムを利用することが現実的です。

マイナンバーが記載された書類などについては、保存期間経過後に廃棄または削除を前提とした手続きを定めておきましょう。

４．アクセス制御・識別・認証

次に、事業者がマイナンバーや特定個人情報を安全に管理するため、講じるべき技術的な対策として、事業者は、情報システムを利用してマイナンバーや特定個人情報を取り扱う事務をする場合には、適切なアクセス制御を行わなければなりません。

アクセス制御の方法としては、マイナンバーと紐づけてアクセスできる情報を限定、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを限定、ユーザーIDにアクセス権限を付与することによって情報システムを使用できる担当者を限定するなどが挙げられます。

マイナンバーや特定個人情報を取り扱う情報システムには、ユーザーID、パスワード、磁器・ICカード、生体情報などにより、正当なアクセス権限を持つ者と識別した上で認証する機能が必要です。

５．外部からの不正アクセス・情報漏えいの防止

事業者は外部からの不正アクセスや不正ソフトウェアから情報システムを保護する仕組みを導入し、適切に運用しなければなりません。具体的にはファイアウォールの設置、ウィルス対策ソフトウェアのインストールなどです。

また、マイナンバーや特定個人情報を、インターネットを通じて外部に送信する場合、通信経路における情報漏えいを防止するための措置を講じる必要があります。

防御策としては、通信経路の暗号化や、データの暗号化またはパスワードで保護することなどが考えられます。

６．まとめ

中小事業者については、取り扱うマイナンバーや特定個人情報が少なく、取り扱う担当者も限定的であると考えられます。そのため特例的に、マイナンバーや特定個人情報の廃棄または削除については、責任ある立場の者が確認していれば問題ないとされています。

ただし、取扱区域の管理、機器や電子媒体の管理、外部からの不正アクセス・情報漏えいについては、中小事業者にもこれまで述べてきたような対策が求められます。

LED照明が発火したら！～消費者庁の発表資料を踏まえて～

近年、コンビニをはじめとした商業施設・オフィスの照明や、列車・旅客機内などの照明の多くが、従来の蛍光灯照明からLED照明に切り替わっている場面をよく見かけると思います。
また、ご自宅でも、使っていた電球が切れてしまった際や部屋の模様替えに伴って電球を交換しようと思った際などに、ホームセンターでLED電球を購入して交換することがあるかもしれません。
LED電球は非常に利便性が高いですが、交換した照明機器がLED照明に対応していない場合、後に何らかの事故が起こる可能性があります。

そこで、今回は、LED照明をめぐる事故とトラブル対応についてご紹介いたします。

1.LEDの利便性と誤使用による事故

LED照明は、寿命が４万時間程度とされており、電球交換の手間がかからないことや、消費電力が少なく済み、電気代の削減になることから、非常に利便性が高く、白熱電球や蛍光灯から切り替えを決意する方も増えてきています。

照明器具によっては、取替に工事が必要な場合もあり、LED電球を本来使用してはならない機器に取り付けることで、発煙するなどの事故が起こっています。

消費者庁の発表（平成３０年３月２７日付）によると、ＬＥＤランプを本来使用してはならない機器等に使用してしまい、発煙するなどの事故が多発しているとのことです。
消費者庁に寄せられた情報では、LED照明に関する事故は、平成２５年度のピークから平成２７年度まで、件数が減少していましたが、平成２８年度から平成３０年度は増加を続け、平成３０年度は、直近１０年間で３番目の水準にあります。

発表されている事故事例には、照明器具にLED電球を接続したところ、電球が発火して壊れた事例や、同様の事例で、バチッバチッという音とともにランプが切れてしまい、燃えたような異臭が充満して、LEDランプが黒く焦げ管が溶けてしまっていた、というような危険な事例が報告されています。

2.消費者庁からの提言

①　従来の照明器具を替えずに LED ランプに切り替えるときは、その照明器具に使用可能かどうか、LED ランプの注意表示等で確認しましょう。

②　また、LEDに限らず、照明器具は経年劣化が事故の原因になることがありますので、定期的に点検しましょう。一般的に照明器具は１０年を過ぎると故障しやすくなると言われています。
照明器具のラベルで製造年が確認できます。また、使用しているランプや照明器具がリコール対象品でないか確認しましょう。

3.LED照明への切り替えをお考えの方

LED照明への切り替えをお考えの方は、LED照明の正しい使い方の啓発活動を行っている、日本照明工業会が配布している照明についての安全チェックシート（https://www.jlma.or.jp/anzen/anzen_cs.htm）等を参照されて、予めお使いの照明機器がLEDへの移行に適合しているかを確認して、事故を未然に防ぐのがよいでしょう。

4.電球や電子機器などで安全被害を受けた場合・取引で被害にあった場合

近年は科学技術の進歩で様々な電子機器・機械が安く市場に出回り、身近なものになってきていますが、電子機器などの中には、通常の使用でも高温になるものや、純正の機器と接続しないと発火するなど安全性の観点から問題のあるものもあります。

もしも、機械の使用で安全被害を受けてしまった時は、直接メーカーのお客様窓口などに連絡するというのも一つの手ではありますが、消費者に関係する法律を知る弁護士に相談し、交渉や請求で最大限被害を回復するという方法もあります。

的確で冷静に判断が出来るように、被害を受けた際には無料相談などを用いて弁護士に相談してみるというのも良いかもしれません。

なお、LEDランプ自体に欠陥があったが故にLED照明の照明機器等に損害が生じてしまったような場合、一つの手段として「製造物責任に関する法律」に基づいて製造物責任をメーカーに対し追及出来る法的手段をとることが出来ます。

また、商品が粗悪品だった場合は、売主に対し、瑕疵担保責任や債務不履行責任を追及して契約を解除し、返金を受けることが出来る場合もあります。
また、事業者からの訪問販売で勧められて購入した場合などは、クーリングオフができる場合もあります。

そのほかにも、消費者に関する契約の場合（いわゆる個人と事業者の間で締結される消費者契約の場合）やインターネット取引の場合などには、通常の法令上の決まりに加えて、消費者保護のための法令が使える場合があり、ルールを知らないが故に損をしてしまっているケースも多く存在します。

以上の通り、商品の使用に伴い安全被害が生じた場合には、購入先やメーカーに対して何か請求できる可能性がある場合もありますので、消費者センターや消費者問題に詳しい専門家に相談をされるのも一つです。

5.　まとめ

近年は次々と新しいものが市場に出回りますので、自然と新しいものや便利なものを生活に取り入れる機会も多くなってきています。

新しいものを取り入れる際は、リスクの側面にも目を配って慎重に選び、気を付けて取り入れてゆくことが重要な時代が来ているかもしれません。

そして、リスクから生じた被害を回復する方法を知らなかったが故に損をしてしまう前に、専門家に相談することも大切であると考えられるでしょう。

【相談事例36】裁判員裁判について④～裁判員裁判にまつわるその他の事項～

【相談内容】

裁判員裁判についてだいぶわかってきましたが、いざ自分が裁判員に選ばれたらと思うと緊張してしまいます。

他にも気になることがいろいろあるので、この機会に教えてください。

【弁護士からの回答】

これまで裁判員裁判制度についてご説明させていただきましたが、今回は最後に裁判員裁判にまつわる質問に回答する形で、裁判員制度の課題や問題点についてご説明させていただきます。

裁判員制度が始まって１０年が経過しようとしており、今後も様々な検討課題などがでてくるのは間違いないと思いますが、裁判制度に市民感覚を反映させること自体は有意義な制度であると考えています。
今後の、刑事裁判にも携わるものとして裁判員裁判の動向には注視していきたいと考えています。

掲載している事例についての注意事項は、こちらをお読みください。
「相談事例集の掲載にあたって」

労働基準法とは ～不当な身柄拘束の禁止～

前回は労働基準法とは何か、労働契約において書面にて明示しなければいけないこと(絶対的明示事項)・口頭による説明でも問題ない事項(相対的明示事項)を中心にお話しいたしました。
今回は、不当な身柄拘束の禁止について見ていきたいと思います。

前回の記事はこちらから
労働基準法とは？～労働契約編～

1．不当な身柄拘束の禁止

不当な身柄拘束の禁止とは、

・賠償予定の禁止(第16条)
・前借金相殺の禁止(第17条)
・強制貯金の禁止(第18条)

上記の3つの禁止のことを指します。

(1)賠償予定の禁止

このように労働基準法の第16条には定められています。

例えると、「遅刻・早退したら欠勤控除とは別に3,000円マイナスとする。」

このような賠償額を予定とすることは違法であり、禁止されています。
労働者側が違約金の発生を恐れて退職ができず、事実上労働が強制させられてしまうという事態を防ぐ趣旨です。
賠償額が予定されている契約は、親権者・身元保証人が支払義務を負うような契約も含まれます。

なお、あくまで16条では金額を予定・決定していることが禁止なのであり、現実に起きた損害について賠償請求することを禁止したものではありません。

(2)前借金相殺の禁止

このように労働基準法第17条には定められています。

この条文は金銭貸借関係と労働関係を分け、債務者の身分的拘束を防止する法律です。
会社からの借金を返すために労働が強制される事態を防ぐ法律です。

重要な点として、貸付原因・期間・金利の有無など総合的に判断して、当該貸付において労働が条件となっていないことが明白な場合には、本条は適用されません。

また、賃金による相殺は、労働者が望めばそれは違法とはなりません。もっとも、その場合でも、紛争予防の観点から相殺合意書を書面で取り交わしておくべきです。

(3)強制貯金の禁止

この法律はあくまで、強制貯金により労働者の足止めになったり、賃金が事業資金として流用されて返還が困難になったりすることを防止するために存在しています。

従って、任意(労働者から貯蓄金を委託されて管理すること)であればその貯金は認められることになります。

(4)任意貯金の方法

任意貯金は「社内貯金」と「通帳保管」の2つに分類されます。
各手続に関する要件の比較は以下の通りです。

2．注意すべき点

以上の通り、各条文上は、禁止事項が記載されていますが、いずれも労働者の意に反する強制労働の禁止を趣旨とするものですので、その趣旨に反しない場合は、規制が及びません。

そのため、既に述べたように、第16条（賠償予定の禁止）については、現実に起きた損害について賠償する予定であることを記載しても問題ありませんし、第17条（前借金相殺の禁止）は労働者が望めば債権と賃金の相殺は問題ありません。

第18条（強制貯金）に関しても労働者が望んで、使用者側がそれに応じ諸制度を整備すれば良いわけです。

3．まとめ

以上の通り、労働基準法では、労働者の不当な身体拘束を禁止するために各種制限がなされています。

世の中の企業には、この規制を知らずに、これらに抵触する内容の就業規則や誓約書を使っている会社が多数あります。

これらの書式は、何か企業にとって損害があった時のための事前対策として設けられていることが多いですが、その対策についての記載方法に問題があっては元も子もありません。

改めて、労働者にとって不利になっていたり、規則・誓約書により労働者を拘束してしまっていたりしていないかどうかを確認する必要があるでしょう。
また、労働者側も自分が知らないうちに拘束されている状況に追い込まれていないかどうか確認してみても良いかもしれません。

従業員の退職に伴い必要な手続きと解雇について

従業員を採用するとき同様、従業員が退職するときにも従業員に対する手続き、年金事務所・ハローワークに対する手続きなどを行わなければなりません。

今回は、これらのような退職に伴い必要になる手続きと、それに関連して、従業員の解雇について詳しくご説明します。

1.退職時に必要な手続き

(1)従業員に対する手続き

従業員の退職が決定したら、退職届を提出してもらいます。この際、トラブルに発展することがないように、必ず書面で受け取りましょう。
入社時にマイナンバーが分かる書類（マイナンバーカード、マイナンバーが記載された住民票の写し等）を提出してもらっていない場合は、それも受け取ります。
そして、退職日以降に、本人及び被扶養者分の健康保険被保険者証を回収します。
回収した健康保険被保険者証の取扱いについては、(2)社会保険・雇用保険の手続きでご説明します。

　また、退職の年月日と理由を労働者名簿に記載する必要があります。
死亡した場合には、その年月日と原因を記載します。

(2)社会保険・雇用保険の手続き

①社会保険

退職の翌日から5日以内に、「健康保険・厚生年金保険 被保険者資格喪失届」に回収した健康保険被保険者証を添付して、所轄の年金事務所に提出します。
もし、従業員が健康保険被保険者証を紛失している場合は、代わりに「健康保険被保険者証回収不能（滅失）届」を提出しましょう。

②雇用保険

「雇用保険 被保険者資格喪失届」と、従業員から離職票の交付を希望しない旨の申し出がない限り「雇用保険 被保険者離職証明書」を準備します。
そして、退職の翌日から10日以内に、出勤簿、労働者名簿、賃金台帳、退職届など退職理由を確認できる書類を添付した上で、所轄のハローワークに提出します。
この離職票とは、失業手当を受けるために必要な書類です。
提出すると、「資格喪失確認通知書」、「雇用保険被保険者離職証明書」、「離職票－Ⅰ」、「離職票－Ⅱ」、パンフレット「離職された皆様へ」が交付されるので、離職票とパンフレットを速やかに本人に郵送しましょう。

(3)給与関連の手続き

退職日以後1か月以内に「源泉徴収票」を本人に交付します。
従業員が死亡したことによる退職の場合、死亡時にまだ支給期が到来していない給与については、所得税や住民税は非課税ですので、源泉徴収票には記載しません。

また、住民税を給与から特別徴収している場合には、「給与所得者異動届出書」を作成します。1月1日から5月31日までの間に退職する場合には、未徴収税額を最後の給与や退職金から一括して徴収します。
5月中に退職する場合、未徴収分はひと月分ではありますが、一括徴収の方法により納めることになります。

6月1日から12月31日までの間に退職する場合には、本人が自分で納付する「普通徴収」、最後の給与や退職金から差し引く「一括徴収」、特別徴収税額を次の会社に引き継ぐ「特別徴収の継続」のいずれかを選択できるので、本人に確認します。

普通徴収または一括徴収の場合は、退職した月の翌月10日までに本人の居住地の市区町村に提出します。
特別徴収の継続の場合は本人に渡し、次の会社に提出してもらいましょう。

2.解雇事由と解雇予告

これまでは、従業員が退職するときに必要な手続きについて説明してきました。ここからは、退職に関連して、経営者が気になる「解雇」についてお話します。

雇っている従業員の勤務態度などに問題があると分かった場合、会社はすぐに解雇できるのでしょうか。
実は、解雇するためにはいくつかの条件があります。それは、①解雇に正当な理由があること、②就業規則に記載されている「解雇の事由」に該当すること、③解雇禁止事由に該当しないこと、④少なくとも30日前に解雇予告を行っていることです。

③の解雇禁止事由に関して、例えば、労働基準法19条において、業務上の怪我や病気により休業する期間や産前産後の休業期間とその後30日間は解雇してはならない旨が定められています。
他にも、育児・介護休業法10条においては、育児休業の申出をしたことや、育児休業をしたことを理由に解雇してはならない旨が定められています。

次に、④の解雇予告について詳しくご説明します。
前述したように、解雇するときは少なくとも30日前に解雇の予告をしなければなりません。
解雇の予告をしない場合は、「解雇予告手当」として、30日分以上の平均賃金を支払う必要があります。20日前に解雇の予告を行い、10日分の手当を支払うといったように、手当を支払うことによって日数の短縮をすることもできます。

ただし、解雇予告については、労働基準法20条に例外が定められています。
それは、①天災事変その他やむを得ない事由のために事業の継続が不可能となった場合、②労働者の責に帰すべき事由に基づいて解雇する場合です。
これらの場合は、解雇予告を行わなくても解雇することができますが、所轄の労働基準監督署から「解雇予告の除外認定」を受けなければならないということに注意してください。

それでは、「試用期間中」の場合はどうなるのでしょうか。
あくまで試用期間なのだから、簡単に辞めさせることができるとお考えの方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、試用期間であっても、労働契約が成立している以上、解雇する正当な理由が必要です。
この場合でも、解雇予告をする又は解雇予告手当を支払う必要がありますが、採用から14日以内の試用期間中の場合であれば、解雇予告は不要です。

最後に、解雇をすると、一定期間助成金を受けられないというデメリットがあるので、注意しましょう。

3.まとめ

従業員を雇う以上、いつかは退職する日が来ます。
何のトラブルもなく、気持ちよく退職してもらえるよう、スムーズに手続きを行うことを心がけましょう。

また、従業員の解雇のお考えの方も、安易に解雇を決めると労使関係が悪化してしまうかもしれません。
まずは、従業員と話し合うなどして、解決する方法がないか考えてみましょう。